HR-arbete är till stor del textarbete – annonser som ska locka rätt personer, avslag som ska kännas respektfulla, och policytexter som faktiskt går att förstå. Prompterna nedan är skrivna för svensk HR-vardag. Tänk på att aldrig klistra in personuppgifter, hälsouppgifter eller uppgifter om enskilda ärenden i ett publikt AI-verktyg – beskriv situationen generellt istället.
9 prompter för den här rollen
Skriv en jobbannons
Annons som beskriver jobbet konkret istället för att lista floskler.
Skriv en jobbannons för [tjänst] hos [företag/bransch].
Vad personen faktiskt ska göra en vanlig vecka: [3-4 konkreta arbetsuppgifter]
Måste ha: [krav som är verkliga krav]
Bra att ha: [meriterande]
Vi erbjuder: [konkret – inte "utvecklande miljö"]
Anställningsform: [tillsvidare/vikariat/deltid], [ort], [ev. distansupplägg]
Krav på texten:
- inled med vad jobbet går ut på, inte med företagspresentation
- max 350 ord
- inga floskler: undvik "prestigelös", "passionerad", "vi är som en familj"
- könsneutralt språk
- avsluta med hur och när man söker
Skriv på svenska.
Ifyllt exempel:
[tjänst]="ekonomiassistent"
[företag/bransch]="byggbolag, 60 anställda"
[arbetsuppgifter]="leverantörsfakturor, kundreskontra, stötta vid månadsbokslut"
[måste ha]="erfarenhet av fakturahantering, svenska i tal och skrift"
[bra att ha]="Fortnox, byggbranschen"
[erbjuder]="flextid, 30 dagars semester, 2 dagar distans i veckan"
[anställningsform]="tillsvidare, Västerås, hybrid"
Exempel på AI-svar:
Ekonomiassistent till byggbolag i Västerås
Du kommer att hantera våra leverantörsfakturor från registrering till attest, sköta kundreskontran och vara ett stöd till vår ekonomichef vid månadsbokslut. Ekonomiavdelningen är tre personer och du sitter tillsammans med dem.
En vanlig vecka:
- Registrera och matcha leverantörsfakturor
- Följa upp obetalda kundfakturor och skicka påminnelser
- Avstämningar inför månadsbokslut
Vi söker dig som har arbetat med fakturahantering tidigare och behärskar svenska i tal och skrift. Har du arbetat i Fortnox eller känner till byggbranschens rutiner är det meriterande, men inget krav.
Vi erbjuder flextid, 30 semesterdagar och möjlighet att arbeta hemifrån två dagar i veckan.
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med placering i Västerås.
Skicka CV och några rader om dig till [mejl] senast [datum]. Vi intervjuar löpande.
Intervjufrågor till en tjänst
Frågor som visar hur personen faktiskt arbetar, inte hur den låter.
Ta fram intervjufrågor för [tjänst].
Det viktigaste i rollen: [1-2 saker som avgör om personen lyckas]
Vanligaste orsaken till att någon inte fungerar i rollen: [t.ex. tappar detaljer, klarar inte tempot]
Steg i processen: [första intervjun / andra intervjun]
Ge mig:
- 6 frågor som handlar om vad personen faktiskt gjort (be om konkreta exempel)
- 2 frågor som testar det som brukar gå fel
- för varje fråga: vad ett bra respektive svagt svar innehåller
Undvik hypotetiska frågor av typen "vad skulle du göra om...".
Ifyllt exempel:
[tjänst]="kundtjänstmedarbetare"
[viktigast]="behålla lugnet med arga kunder, dokumentera korrekt"
[går fel]="slarvar med dokumentation när det är hög belastning"
[steg]="första intervjun"
Exempel på AI-svar:
1) Berätta om ett kundsamtal där kunden var upprörd. Vad handlade det om och hur gick det?
Bra svar: konkret situation, beskriver vad hen sa och gjorde, reflekterar över utfallet.
Svagt svar: allmänt om att "vara lugn och lyssna" utan exempel.
2) Vad gjorde du senast en kund hade fel men var säker på sin sak?
Bra svar: visar att hen kan hålla isär sak och person, konkret formulering.
Svagt svar: "kunden har alltid rätt" utan nyans.
3) Beskriv en dag då ärendekön var längre än ni hann med. Hur prioriterade du?
Bra svar: beskriver ett faktiskt system för prioritering.
Svagt svar: "jobbade snabbare".
4) (Testar dokumentation) Vad hände senast du missade att dokumentera något och det fick följder?
Bra svar: erkänner ett faktiskt misstag och beskriver vad hen ändrade.
Svagt svar: förnekar att det hänt.
...
Avslag till kandidat
Nej som är respektfullt och inte lämnar personen i ovisshet.
Skriv ett avslagsmejl till en kandidat.
Tjänst: [tjänst]
Hur långt personen kom: [efter ansökan / efter första intervjun / slutkandidat]
Orsak jag kan dela: [t.ex. vi gick vidare med någon med mer erfarenhet av X]
Vill jag hålla dörren öppen: [ja/nej]
Krav:
- ge beskedet i första stycket
- var konkret nog att personen förstår, utan att bli utvärderande
- inga tomma fraser som "vi hade många kvalificerade sökande" om det inte är sant
- max 120 ord
- vänlig men inte översvallande ton
Ifyllt exempel:
[tjänst]="projektledare"
[hur långt]="slutkandidat, två intervjuer"
[orsak]="den andra kandidaten hade erfarenhet av upphandling i offentlig sektor"
[dörren öppen]="ja"
Exempel på AI-svar:
Hej [namn],
Tack för att du tog dig tid för våra samtal. Vi har beslutat att gå vidare med en annan kandidat till tjänsten som projektledare.
Det som avgjorde var erfarenhet av upphandling i offentlig sektor, vilket visade sig väga tyngre än vi först räknat med. Ditt sätt att beskriva hur du driver projekt gjorde intryck och beslutet var inte självklart.
Vi kommer med stor sannolikhet att rekrytera fler projektledare under året. Är det okej om jag hör av mig då?
Lycka till framöver!
Vänliga hälsningar,
[namn]
Frågor till referenstagning
Referenssamtal som ger mer än "hen var jättetrevlig".
Ta fram frågor för referenstagning på [tjänst].
Det jag vill veta mer om: [t.ex. hur personen hanterar stress, självständighet]
Det kandidaten själv lyft som en svaghet: [om något]
Referensens relation till kandidaten: [chef / kollega]
Krav:
- 8 frågor
- formulera dem så att referensen kan svara nyanserat, inte bara ja/nej
- inkludera en fråga om vad kandidaten skulle behöva stöd i
- avsluta med den fråga som brukar ge mest
Inga frågor om hälsa, familj, facklig tillhörighet eller annat som inte får vägas in.
Ifyllt exempel:
[tjänst]="säljare"
[vill veta]="om hen klarar långa säljcykler utan att tappa fart"
[svaghet]="otålig"
[relation]="tidigare chef"
Exempel på AI-svar:
1) Vilken typ av affärer fungerade bäst för [namn] – korta eller långa processer?
2) Hur såg en typisk vecka ut för hen hos er?
3) Kan du beskriva en affär som drog ut på tiden – hur hanterade hen det?
4) Hur arbetade hen med uppföljning på kunder som inte svarade?
5) Vad behövde du som chef följa upp oftare hos hen än hos andra?
6) I vilka situationer märktes det att hen blev otålig?
7) Vad skulle hen behöva stöd i om hen började hos oss?
8) Skulle du anställa hen igen? Varför / varför inte?
(Fråga 8 ger nästan alltid mest – lyssna lika mycket på tvekan som på svaret.)
Introduktionsschema för ny medarbetare
Onboarding-plan som HR kan skicka till chefen.
Gör ett introduktionsschema för [roll] som börjar [datum].
Avdelning: [avdelning]
Ansvarig chef: [namn]
Fadder: [namn eller "utses"]
Obligatoriska moment: [t.ex. arbetsmiljöutbildning, GDPR, brandskydd]
System och behörigheter: [lista]
Krav:
- dela upp i: före första dagen / dag 1 / vecka 1 / månad 1 / efter 3 månader
- markera vem som ansvarar för varje punkt (HR / chef / fadder / IT)
- inkludera avstämningspunkter
- lägg in provanställningssamtal om det är aktuellt
Svara som tabell eller tydlig lista.
Ifyllt exempel:
[roll]="kundtjänstmedarbetare"
[datum]="7 april"
[avdelning]="Kundservice"
[chef]="Nina"
[fadder]="utses"
[obligatoriskt]="GDPR, arbetsmiljö, systemutbildning"
[system]="ärendesystem, telefoni, Teams"
Exempel på AI-svar:
FÖRE FÖRSTA DAGEN
- HR: skicka välkomstmejl med praktisk info (senast 3 dagar innan)
- IT: konton, dator, telefon klart
- Chef (Nina): utse fadder, boka in dag 1
DAG 1
- Chef: välkomnande, rundvandring, lunch med teamet
- HR: genomgång anställningsvillkor, signering av kvarvarande dokument
- IT: inloggningar och genomgång av utrustning
VECKA 1
- Fadder: sitta med i ärendehantering dagligen
- HR: GDPR- och arbetsmiljöutbildning
- Chef: avstämning fredag (30 min)
MÅNAD 1
- Fadder: gradvis självständig ärendehantering
- Chef: veckovisa avstämningar
- HR: uppföljning efter 4 veckor – hur fungerar introduktionen?
EFTER 3 MÅNADER
- Chef + HR: provanställningssamtal
- Chef: sätta mål för resterande provanställningstid
Skriv om en policytext
Gör en obegriplig policy läsbar utan att ändra innebörden.
Skriv om policytexten nedan så att den blir begriplig för alla anställda.
Krav:
- behåll exakt samma innebörd – ändra inget sakinnehåll
- korta meningar, aktiv form
- förklara facktermer första gången de används
- lägg till en kort sammanfattning överst: "Det här betyder i praktiken..."
- behåll eventuella hänvisningar till lagrum eller kollektivavtal
Om något i originaltexten är otydligt eller motsägelsefullt: markera det istället för att gissa.
Text:
[klistra in policytexten]
Ifyllt exempel:
[text]="Arbetstagare äger rätt att, efter överenskommelse med närmaste chef, förlägga arbetstid till annan plats än ordinarie arbetsställe, under förutsättning att verksamhetens behov ej åsidosätts."
Exempel på AI-svar:
Det här betyder i praktiken: Du kan jobba hemifrån om du kommer överens med din chef först, och om jobbet ändå blir gjort.
Omskriven text:
Du kan arbeta från en annan plats än din vanliga arbetsplats, till exempel hemifrån. Du behöver komma överens med din närmaste chef innan. Det gäller så länge verksamheten fungerar som den ska.
⚠️ Otydligt i originalet: "verksamhetens behov" definieras inte – rekommenderar att ni förtydligar vem som avgör detta och utifrån vilka kriterier.
Sammanfatta medarbetarundersökning
Från fritextsvar till teman ledningen kan agera på.
Sammanfatta fritextsvaren från vår medarbetarundersökning.
Fråga som ställdes: [frågan]
Antal svar: [antal]
Svar:
[klistra in svaren – ta bort namn och allt som pekar ut enskilda personer]
Ge mig:
- de 4-5 teman som återkommer, sorterade efter hur ofta de nämns
- för varje tema: ungefär hur många som tar upp det, och ett representativt citat
- vad som är konkreta förslag från medarbetarna (skilj från allmänt missnöje)
- det som bara en eller två nämner men som ändå kan vara viktigt
Tolka inte in mer än vad som står.
Ifyllt exempel:
[frågan]="Vad skulle förbättra din arbetsvardag mest?"
[antal]="34"
Exempel på AI-svar:
TEMA 1 – Mötesbelastning (ca 14 svar)
"Jag har möten hela dagarna och gör mitt riktiga jobb på kvällen."
Konkret förslag: mötesfria förmiddagar, kortare standardmöten (25 istället för 30 min).
TEMA 2 – Otydliga prioriteringar (ca 9 svar)
"Allt är viktigast. Ingen säger vad som kan vänta."
Konkret förslag: att chefen aktivt pekar ut vad som får skjutas.
TEMA 3 – Tekniska verktyg (ca 7 svar)
"Vi har tre system som gör nästan samma sak."
TEMA 4 – Fysisk arbetsmiljö (ca 5 svar)
Gäller framför allt ljudnivån i öppna landskapet.
NÄMNS AV FÅ MEN VÄRT ATT NOTERA:
- Två personer beskriver att de inte vet vem de ska vända sig till vid konflikt.
- En person tar upp att introduktionen för nyanställda är olika beroende på chef.
Underlag inför svårt personalsamtal
Struktur och saklighet inför ett samtal om beteende eller prestation.
Hjälp mig strukturera ett underlag inför ett svårt personalsamtal.
Vad samtalet gäller: [beskriv generellt – inga namn eller personuppgifter]
Dokumenterade händelser: [vad som hänt, när, vad som sagts tidigare]
Tidigare åtgärder: [t.ex. muntlig tillsägelse, stödsamtal]
Önskad förändring: [konkret och mätbart]
Ge mig:
- en saklig sammanfattning av läget
- hur samtalet bör struktureras
- vilka formuleringar som håller sakligt (och vilka som riskerar att bli tolkningar)
- vad som bör dokumenteras efteråt
Påminn mig om något behöver stämmas av med facket eller juridik.
Ifyllt exempel:
[gäller]="upprepad sen ankomst trots tidigare samtal"
[händelser]="sen ankomst 11 gånger under 6 veckor, dokumenterat i tidsystemet. Muntligt samtal 3 mars."
[åtgärder]="muntlig tillsägelse"
[önskad förändring]="närvaro enligt schema"
Exempel på AI-svar:
SAKLIG SAMMANFATTNING
Under perioden [datum] har ankomst efter schemalagd starttid registrerats vid 11 tillfällen. Muntligt samtal hölls 3 mars. Mönstret har fortsatt efter samtalet.
STRUKTUR
1) Syftet med samtalet (30 sek – var tydlig med att det är ett allvarssamtal)
2) Redovisa fakta – datum och antal, inte adjektiv
3) Fråga efter medarbetarens bild. Lyssna färdigt.
4) Vad krävs framåt – konkret och mätbart
5) Konsekvens om det inte ändras
6) Sammanfatta överenskommelsen
FORMULERINGAR SOM HÅLLER
✓ "Vid 11 tillfällen sedan [datum] har du registrerat ankomst efter schemalagd tid."
✗ "Du verkar inte bry dig om dina arbetstider." (tolkning av avsikt)
✓ "Vad ligger bakom?"
✗ "Varför kan du inte passa tiden?" (anklagande)
DOKUMENTERA EFTERÅT
- Datum, deltagare, vad som redovisades
- Medarbetarens förklaring
- Överenskommelse och tidpunkt för uppföljning
⚠️ Stäm av med facket innan samtalet om det kan leda till disciplinär åtgärd. Kontakta HR-jurist om ni överväger varning.
Svara på en fråga om anställningsvillkor
Tydligt svar till medarbetare om semester, föräldraledighet eller uppsägning.
Hjälp mig svara på en fråga från en medarbetare om [ämne, t.ex. semester / föräldraledighet / uppsägningstid].
Frågan: [vad personen undrar]
Vad som gäller hos oss: [er policy / kollektivavtal / anställningsavtal]
Det jag är osäker på: [om något]
Krav:
- svara på frågan direkt i första stycket
- skilj tydligt på vad som är lag, vad som är kollektivavtal och vad som är vår policy
- om jag markerat något som osäkert: skriv att jag återkommer, gissa inte
- max 150 ord, vänlig och saklig ton
Avsluta med vem personen kan kontakta vid följdfrågor.
Ifyllt exempel:
[ämne]="semester"
[frågan]="Kan jag spara semesterdagar till nästa år?"
[vad som gäller]="Semesterlagen: minst 20 dagar ska tas ut, upp till 5 dagar får sparas i max 5 år. Vår policy: ansökan om sparade dagar görs senast 30 november."
[osäker på]="inget"
Exempel på AI-svar:
Hej,
Ja, du kan spara semesterdagar – upp till fem dagar per år, och de får sparas i högst fem år.
Enligt semesterlagen måste du ta ut minst 20 semesterdagar under året, så det är dagarna därutöver som kan sparas.
Hos oss gäller att du anmäler vilka dagar du vill spara senast den 30 november. Det gör du via [system/blankett].
Hör av dig till mig om du vill räkna igenom just dina dagar, så tittar vi på det tillsammans.
Vänliga hälsningar,
[namn]