Från svår text till tydlig förklaring

Innan du börjar

• •Originaltexten, helst hela stycket eller dokumentet den hör till.
• •Vem som ska läsa den förenklade versionen.
• •Vad läsaren behöver förstå eller göra efteråt.
• •Ord, belopp och formuleringar som måste stå kvar exakt.
• •Ett AI-verktyg som är godkänt hos din arbetsgivare.

Mänskliga kontrollpunkter

• •Före AI: ta bort namn, kunduppgifter och annat som inte påverkar innebörden.
• •Före omskrivning: markera de villkor, undantag och begrepp som måste bevaras.
• •Före användning: jämför den förenklade versionen med originalet.
• •Vid juridisk, teknisk, ekonomisk eller annan text där en feltolkning får konsekvenser: låt en sakkunnig kontrollera betydelsen.

1. Förbered texten

Först ska du veta vad som inte får ändras. Blocket nedan kartlägger kärnbudskap, villkor, undantag och svåra begrepp – det skriver medvetet inte om något ännu.

1. Bestäm målgrupp och vad läsaren ska kunna göra efteråt.
2. Ta bort namn, kunduppgifter och annat som inte påverkar innebörden.
3. Kör analysblocket.
4. Läs igenom listan över villkor och undantag – det är den som ska överleva förenklingen.

Innehåller texten personuppgifter, avtalsvillkor eller annan känslig information: använd ett system som din arbetsgivare godkänt, inte ett publikt AI-verktyg. Klistra bara in det stycke du faktiskt behöver.

Analysera texten nedan. Skriv inte om den i det här steget.

Målgrupp: [vem som ska läsa den förenklade versionen]
Syfte: [vad läsaren behöver förstå eller göra]

ORIGINALTEXT:
[klistra in texten]

Svara med rubrikerna:

KÄRNBUDSKAP
[det texten framför allt säger, i en till två meningar]

VIKTIGA FAKTA
[datum, belopp, tidsfrister, namngivna roller och ansvar]

VILLKOR OCH UNDANTAG
[allt som börjar med om, förutsatt att, gäller inte, dock, senast – citera formuleringen]

SVÅRA BEGREPP
[term: vad den betyder i det här sammanhanget]

OKLARA FORMULERINGAR
[motsägelser, begrepp utan definition, meningar som går att läsa på flera sätt]

Regler:
- Skriv ingen förenklad version ännu.
- Citera villkor och undantag ordagrant så att de går att stämma av senare.
- Tolka inte vad texten innebär i praktiken – återge vad som står.
- Om något är oklart: skriv det under OKLARA FORMULERINGAR i stället för att välja en tolkning.

2. Skapa en första förklaring

Nu skrivs texten om för den målgrupp du valt. Allt som är en tolkning snarare än en återgivning ska markeras separat.

1. Kör förklaringsblocket med det som ska bevaras angivet.
2. Läs igenom och kontrollera att texten faktiskt svarar på vad läsaren ska göra.
3. Behåll listan över det som markerats som tolkning – den behövs i nästa fas.

Skriv en tydlig version av texten för min målgrupp.

Målgrupp: [vem]
Vad läsaren ska kunna göra efteråt: [syfte]
Önskad längd: [t.ex. max 150 ord]
Önskat format: [löptext / punktlista / rubriker / frågor och svar]

Detta måste behållas ordagrant:
[villkor, undantag, belopp och begrepp från block A]

ORIGINALTEXT:
[klistra in texten]

Svara med:

FÖRENKLAD VERSION
[texten med enklare ord och kortare meningar]

SVÅRA BEGREPP
[term: förklaring]

DETTA ÄR TOLKAT
[formuleringar där du dragit en slutsats som inte står ordagrant i originalet]

DETTA ÄR TILLAGT
[exempel eller förtydliganden som inte finns i originalet]

Regler:
- Behåll alla villkor och undantag. Hellre en längre mening än ett borttappat "om".
- Ändra inte ska till bör eller tvärtom.
- Ändra inga datum, belopp, tidsfrister eller ansvarsförhållanden.
- Gör inget påstående mer bestämt än i originalet.
- Lägg inte till fakta. Lägger du till ett förklarande exempel: skriv det under DETTA ÄR TILLAGT.
- Ge ingen juridisk, medicinsk eller ekonomisk rådgivning.

3. Kontrollera betydelsen

Det här är flödets viktigaste steg. Blocket jämför de två versionerna och letar efter det som brukar försvinna eller förskjutas.

1. Kör kontrollblocket med både originalet och den förenklade versionen.
2. Gå igenom varje flaggning och avgör om den är befogad.
3. Återställ det som behöver återställas – hellre en längre mening än ett borttappat villkor.
4. Rör texten juridiska, medicinska eller ekonomiska frågor: låt en sakkunnig läsa den innan den används.

Jämför den förenklade versionen med originalet och flagga allt som skiljer sig i betydelse.

ORIGINALTEXT:
[klistra in originalet]

FÖRENKLAD VERSION:
[klistra in den nya texten]

Lista, under varje rubrik:

FAKTA SOM SAKNAS
[uppgifter i originalet som inte finns kvar]

VILLKOR ELLER UNDANTAG SOM FÖRSVUNNIT
[citera originalets formulering]

PÅSTÅENDEN SOM BLIVIT STARKARE
[t.ex. bör som blivit ska, kan som blivit kommer att]

NYA SLUTSATSER
[påståenden i den nya texten som inte går att belägga i originalet]

ÄNDRAD ANSVARSFÖRDELNING
[där det blivit otydligt eller ändrat vem som gör vad]

ÄNDRADE DATUM, BELOPP ELLER KRAV
[siffror och tidsfrister som inte stämmer]

Skriv "Inget att flagga" under en rubrik där du inte hittar något.

Regler:
- Föreslå inga omformuleringar – lista bara fynden.
- Bedöm inte om den förenklade versionen är bra, bara om betydelsen är densamma.
- Peka ut delar där en felaktig förenkling kan få konsekvenser och som bör läsas av någon sakkunnig.

4. Anpassa för mottagaren

Samma verifierade innehåll kan behöva olika format. Anpassningen får ändra form och längd – men inte betydelsen du just kontrollerat.

1. Ange vem versionen är till för och i vilket format.
2. Kör anpassningsblocket.
3. Läs igenom resultatet en sista gång mot den verifierade versionen.
4. Ange var originalet finns, så att läsaren kan gå till källan.

Anpassa den verifierade texten för en viss mottagare och ett visst format.

VERIFIERAD TEXT:
[den kontrollerade versionen efter block C]

Mottagare: [ny kollega / kund / medarbetare / annan]
Format: [kort förklaring / punktlista / ordlista / frågor och svar / version med nästa steg]
Önskad längd: [t.ex. 5 punkter]

Svara med:

ANPASSAD VERSION
[i valt format]

NÄSTA STEG
[vad mottagaren konkret ska göra, om det framgår av texten]

ÄNDRINGAR JAG GJORT
[vad som kortats, omgrupperats eller formulerats om]

Regler:
- Ändra inte betydelsen. Villkor, undantag, datum och belopp ska vara desamma.
- Ta inte bort ett undantag för att göra texten kortare.
- Lägg inte till slutsatser eller råd.
- Om formatet inte rymmer alla villkor: säg det i stället för att utelämna dem.

Outputmall

Valfritt. Ett kort du kan spara i ärendet eller klistra in i din anteckning.

MÅLGRUPP
[vem texten är till för]

KÄRNBUDSKAP
[en till två meningar]

VIKTIGA VILLKOR
- [villkor eller undantag som måste finnas kvar]

SVÅRA BEGREPP
- [term: förklaring]

FÖRENKLAD VERSION
[den text som ska användas]

MÅSTE VERIFIERAS
- [oklarheter, eller delar som behöver läsas av sakkunnig]

ORIGINALET FINNS
[var läsaren hittar källan]

När det vanliga flödet inte räcker

Originaltexten är motsägelsefull

Lista motsägelserna och ta reda på vad som gäller innan du förenklar. Låt inte AI välja tolkning – en förenkling av en motsägelse blir ett påstående som inte har stöd.

Centrala begrepp saknar definition

Fråga den som äger texten vad begreppet betyder i sammanhanget. En gissad definition sprider sig snabbt när den väl står i en "enkel" version.

Texten innehåller juridiska villkor

Förenkla gärna för förståelse, men låt den juridiska formuleringen stå kvar och hänvisa till originalet. Låt någon med rätt kompetens läsa versionen innan den används.

Du har bara ett utdrag ur dokumentet

Ett stycke kan ändra innebörd av sammanhanget runt omkring. Hämta hela avsnittet, eller skriv tydligt att förklaringen bara gäller det utdrag du haft.

Flera versioner av texten skiljer sig åt

Ta reda på vilken version som gäller innan du börjar. Blanda inte ihop dem, och låt inte AI avgöra vilken som är aktuell.

Texten innehåller känslig information

Använd ett system som din arbetsgivare godkänt. Rör det personuppgifter eller ett pågående ärende hör det inte hemma i ett publikt AI-verktyg.

Kan det automatiseras?

Flödet är skrivet för att köras manuellt. Delar som senare skulle gå att effektivisera är hämtningen av originaltexten och distributionen av den färdiga versionen. Kontrollsteget bör inte automatiseras bort: att avgöra om en betydelse ändrats kräver att någon känner till sammanhanget och konsekvenserna. AI är inte sakkunnig och inte slutlig granskare. Vi rekommenderar inget särskilt verktyg för detta i dag.

Relaterade prompter

• Förklara som för en ny kollega — Enkla ord, kort och konkret — med exempel.
• Förklara superenkelt (3 meningar) — När du vill fatta snabbt utan detaljer.
• Sammanfatta + vad betyder det i praktiken? — Punkter + en kort tolkning som går att använda.
• Ordlista (svåra ord → enkelt) — Få koll på begrepp direkt utan att googla.
• Skriv om för en kund (snällare ton) — När du behöver skriva om intern text till något kunden förstår.