Från möte till sammanfattning, beslut och uppgifter

Innan du börjar

• •Anteckningar, stolpar eller transkribering från mötet.
• •Deltagarlista, om den inte framgår av anteckningarna.
• •Ett AI-verktyg som är godkänt hos din arbetsgivare.
• •En bestämd plats där sammanfattning och uppgifter ska hamna.

Mänskliga kontrollpunkter

• •Före AI: minimera underlaget och ta bort personuppgifter som inte behövs.
• •Före färdigt resultat: verifiera beslut, ansvariga och deadlines mot originalanteckningarna. Gissa aldrig ansvarig.
• •Före delning: kontrollera mottagare och att inget känsligt följer med.

1. Förbered underlaget

Innan något klistras in: rensa bort det som inte hör till saken. Ett kortare underlag ger både bättre resultat och mindre risk.

1. Samla anteckningar, stolpar och eventuell transkribering på ett ställe.
2. Stryk småprat, dubbletter och sidospår. Skriv inte om något – bara ta bort.
3. Ta bort personuppgifter och detaljer som inte behövs för sammanfattningen. Byt namn mot roller där det går.

Handlar mötet om enskilda medarbetare, patienter, klienter eller andra känsliga förhållanden bör du inte använda ett publikt eller icke godkänt AI-verktyg. Använd ett system som din arbetsgivare godkänt, och följ deras AI- och informationssäkerhetspolicy.

2. Strukturera mötet

Nu låter du AI dela upp underlaget i fyra delar: sammanfattning, beslut, uppgifter och öppna frågor. Prompten säger uttryckligen åt den att skriva "Ej angivet" i stället för att gissa ansvarig eller datum.

1. Kör prompten nedan med ditt rensade underlag.
2. Be om högst fem meningar i sammanfattningen. Blir den längre har diskussion oftast smugit sig in bland slutsatserna.

Du får anteckningar från ett möte. Strukturera dem enligt mallen nedan. Hitta inte på något.

Mötet handlade om: [ämne]
Deltagare: [namn eller roller]
Datum: [datum]

Anteckningar:
[klistra in det normaliserade underlaget här]

Svara med exakt denna struktur:

SAMMANFATTNING
[Max 5 meningar.]

BESLUT
- [Beslut] (om inga: "Inga beslut fattades")

UPPGIFTER
- [Uppgift] | Ansvarig: [namn eller "Ej angivet"] | Senast: [datum eller "Ej angivet"]

ÖPPNA FRÅGOR
- [Fråga som behöver bekräftas]

OSÄKERHETER
- [Allt du var tvungen att tolka för att kunna svara]

Regler:
- Använd endast information som finns i anteckningarna.
- Gissa aldrig ansvarig eller datum. Skriv "Ej angivet".
- Klassa inte diskussion som beslut.
- Skriv det du är osäker på under OSÄKERHETER i stället för att tolka.

3. Skapa sammanfattning och uppgifter

Gå igenom resultatet och skilj det som faktiskt avgjordes från det som bara diskuterades.

1. Stryk allt i beslutslistan som bara var diskussion. Är listan längre än du minns att mötet var, är något felklassat.
2. Kontrollera att varje uppgift har en handling, en ansvarig och en tidpunkt.
3. Låt "Ej angivet" stå kvar där ansvarig eller datum saknas – och flytta upp frågan till öppna frågor.
4. Anpassa sammanfattningens längd och ton efter vem som ska läsa den.

4. Kontrollera och dela

Kontrollprompten jämför resultatet mot dina originalanteckningar och pekar ut det AI lagt till på egen hand. Läs sedan igenom hela texten själv.

1. Kör kontrollprompten och gå igenom det som flaggas.
2. Kontrollera namn, datum och siffror mot originalet.
3. Kontrollera vem som ska ta emot resultatet och att inget känsligt följer med.
4. Skicka sammanfattningen och lägg in uppgifterna där ni faktiskt följer upp dem.

Jämför din sammanfattning med mina ursprungliga anteckningar nedan.

Lista allt i sammanfattningen som INTE går att belägga direkt i anteckningarna – särskilt namn, datum, siffror och beslutsformuleringar.

Svara i formatet:
- [Påstående i sammanfattningen] → [finns i underlaget / tillagt av dig]

Ursprungliga anteckningar:
[klistra in originalanteckningarna här]

Outputmall

Valfritt. Ett kort du kan spara i ärendet eller klistra in i din anteckning.

MÖTE: [ämne]
DATUM: [datum]
DELTAGARE: [namn eller roller]

SAMMANFATTNING
[Max 5 meningar]

BESLUT
1. [Beslut]
2. [Beslut]

UPPGIFTER
| Uppgift | Ansvarig | Senast |
|---------|----------|--------|
| [uppgift] | [namn / Ej angivet] | [datum / Ej angivet] |

ÖPPNA FRÅGOR
- [Fråga som behöver bekräftas]

Granskad av: [ditt namn]
Granskad datum: [datum]

När det vanliga flödet inte räcker

Ansvarig saknas för en uppgift

Låt "Ej angivet" stå kvar och flytta upp frågan till öppna frågor. Tilldela aldrig en person i efterhand utan att stämma av – en felaktig tilldelning i ett protokoll är svår att ta tillbaka.

Datum eller deadline saknas

Skriv "Ej angivet". Behöver uppgiften en deadline är det ett beslut som ska fattas av en människa, inte fyllas i av AI.

Anteckningarna motsäger varandra

Lägg in båda versionerna under öppna frågor och markera att de står i konflikt. Be inte AI:n välja vilken som är rätt – den har inget underlag för det.

Oklart om något faktiskt beslutades

Behandla det som en diskussionspunkt, inte ett beslut. Det är enklare att lägga till ett beslut i efterhand än att ta tillbaka ett som aldrig fattades.

Sammanfattningen låter mer bestämd än mötet var

Kör kontrollprompten i fas 4. Den brukar visa exakt vilka formuleringar som är tillagda.

Kan det automatiseras?

Flödet är skrivet för att köras manuellt och är fullt användbart så. Delar som senare skulle gå att automatisera är de mekaniska: samla in underlaget, förbereda det och lägga in de färdiga uppgifterna. Delar som inte ska automatiseras bort: kontrollen av känslig information, verifieringen av beslut och ansvariga, och genomläsningen innan något delas. Vi rekommenderar inget särskilt verktyg för detta i dag. När vi har testat alternativ på verkliga arbetsuppgifter kommer det att stå här.

Relaterade prompter

• Beslut + åtgärder + öppna frågor — Standardformat som gör det lätt att följa upp direkt.
• Action items (bara att göra-lista) — När du redan har koll på innehållet och bara vill ha uppgifter.
• Mötesprotokoll — Gör en protokollstruktur du kan fylla i snabbt.
• Beslutslogg — Lista beslut med ägare och nästa steg.
• Uppföljningsmejl efter mötet — Skicka ett tydligt mejl med beslut och nästa steg.
• Agenda — Skapar en tydlig agenda med tider och mål.